Universitetet i Wien – Kundberättelse
Så utvidgade Universitetet i Wien JSM till 125+ interna team
Universitetet i Wien byggde en central plattform för alla avdelningar med Jira Service Management och Seibert Solutions expertis. Sedan dess har 125 interna team onboardats till JSM.
“Sedan införandet av Jira Service Management har över 125 team erkänt verktygets fördelar och använder det för sina egna use cases.”
Sophie Riegler | Portfolio & Processhantering, Administrations-IT, Universitetet i Wien
Kort sagt
Universitetet i Wien
Universitetet i Wien är det största universitetet i den tyskspråkiga världen. Seibert Solutions har samarbetat med den centrala IT-serviceavdelningen sedan 2016.Ett centralt resultat av detta samarbete: över 125 team använder nu Jira Service Management för sina interna serviceprocesser. Train-the-Trainer-koncept och Seibert Academy-videor har hjälpt till att hålla kunskap internt och gjort det möjligt för team att växa självständigt.
- Bransch: Högre utbildning
- Säte: Wien, Österrike
- Medarbetare: ca. 10 000
- Studenter: ca. 90 000
Produkter i bruk:
- Confluence
- Jira
- Jira Service Management
- Bitbucket
- Agile Hive
Jira Service Management blev den centrala plattformen för digital administration
År 2016 startade Universitetet i Wien med Jira Service Management – först i sitt eget Atlassian-team, senare i den centrala IT-serviceavdelningen. Idag kan alla medarbetare begära sitt eget serviceprojekt – oavsett om det gäller IT, undervisning eller administration.Pilotfas i Atlassian-teamet
Jira Service Management startar internt för enkla supportförfrågningar och intern ärendehantering. Grunden för en stadigt växande plattform läggs.Utrullning till hela Administrations-IT
JSM rullas ut till hela den centrala IT-serviceavdelningen. Alla medarbetare vid Universitetet i Wien kan nu begära serviceprojekt. De första icke-IT-relaterade use cases uppstår.125+ team – en plattform för alla
Mer än 125 team kör sina serviceprocesser i JSM. 5-stegs godkännandearbetsflöden, asset management och systemintegrationer gör JSM till den centrala plattformen över hela universitetet.Så använder Universitetet i Wien Jira Service Management utöver IT-ärenden
Universitetet i Wien använder inte bara Jira Service Management för klassiska IT-ärenden. Det är de “atypiska” use cases som gör detta projekt särskilt. Från digitala examensansökningar till fordonshantering och flerstegsgodkännandearbetsflöden – bredden av use cases visar hur flexibelt JSM kan användas som central serviceplattform.
Jira Service Management use cases från Universitetet i Wien
Examensansökningar
Examensansökningar
Inget papper, inga besök på campus. Studenter lämnar in sin examensansökan online. Avdelningen hanterar den direkt via ett serviceprojekt.
Fordonsflottehantering
Fordonsflottehantering
Fordon bokas, administreras och underhålls direkt via Jira Service Management – med roll- och behörighetshantering, automatiserad dokumentation och notifieringar.
Flerstegsgodkännandearbetsflöden
Flerstegsgodkännandearbetsflöden
Tjänsteresor, bidrag och IT-beställningar hanteras i JSM med definierade godkännandesteg – utan e-postkaoset.
Mikroskophantering och externa förfrågningar
Mikroskophantering och externa förfrågningar
Studenter, lärare och medarbetare kan boka utrustning, tilldela behörigheter och hantera kontakter – via användarvänliga formulär och strukturerade arbetsflöden.
Automatiserat skapande av Confluence-spaces
Automatiserat skapande av Confluence-spaces
Nya Confluence-spaces kan skapas automatiskt via ett JSM-formulär. En stor lättnad för serviceteam – ingen manuell uppsättning längre.
“I många utbildningar hanteras examensarbetsinlämningsprocessen via Jira Service Management. Studenter behöver inte längre besöka campus fysiskt.”
Vad införandet av Jira Service Management vid Universitetet i Wien uppnådde
Innan JSM kördes många processer manuellt: en person skickade e-post till flera mottagare, väntade på svar och vidarebefordrade dem. Idag är dessa processer dokumenterade, strukturerade och synliga för hela agentteamet. Och användningen fortsätter att växa, eftersom alla universitetets medarbetare kan begära sitt eget serviceprojekt.
Mer än 125 team från IT, administration och undervisning använder Jira Service Management för sina egna serviceprojekt
Upp till 5-stegs godkännandearbetsflöden för beställningar, tjänsteresor och bidrag – utan e-postkaoset
Kommunikation som tidigare skedde via telefon och e-post är nu dokumenterad och synlig för alla agenter
150–200 agenter för hantering av affilierade personer: det största JSM-projektet vid Universitetet i Wien hittills
“Innan införandet av Jira Service Management var våra processer väldigt manuella. Sedan vi tagit det i bredare bruk har vi kunnat digitalisera och optimera många administrativa processer vid Universitetet i Wien.”
Så implementerade Seibert Solutions tekniskt JSM vid Universitetet i Wien
Automatiserade Confluence-spaces
Medarbetare begär Confluence-spaces via ett JSM-formulär. De skapas automatiskt på sekunder – ingen manuell insats, ingen väntan.
Flerstegsgodkännanden via grupproller
Tjänsteresor, bidrag och IT-beställningar genomgår upp till fem definierade godkännandesteg, fullständigt hanterade i JSM – utan manuell e-posthantering.
JETI för flexibel kommunikation
JETI möjliggör inkludering av e-postadresser och situationsanpassade notifieringar – avgörande för universitetets komplexa kommunikationskrav över interna och externa intressenter.
Planerad synkronisering med i3v
Kommande: automatisk datasynkronisering med i3v, universitetets centrala administrationssystem – inkl. ändringar gjorda direkt från JSM.
Så rådgiver Seibert Solutions Universitetet i Wien om Jira Service Management
Från val av verktyg över anpassade arbetsflöden till leverans av integrationer arbetar den centrala IT-serviceavdelningen nära med våra konsulter. Med Seibert vid sidan tar universitetet sig an komplexa frågor – inklusive ett nytt projekt för hantering av affilierade personer med upp till 200 agenter. JSM blir den centrala plattformen för ännu fler delar av universitetet.
Vårt tillvägagångssätt:
- Veckovisa check-ins med fasta kontaktpersoner
- Stöd för nya use cases med teknisk och metodisk kompetens
- Arbetsfördelning och projektledning av Seibert
- Utbildning via Seibert Academy och anpassade format
“För mer komplexa eller nya frågor som integrationer tar vi gärna med en av våra konsulter till det allra första mötet med kollegerna – för att ha bästa möjliga expertis från start.”
Fler kundberättelser
SPIEGEL-Gruppen
Molnmigrering av Jira och Confluence: varför vägen till molnet med oss var helt rätt beslut för SPIEGEL-Gruppen.
Läs kundberättelsen
Uelzener Försäkringar
Från Data Center till Cloud: Uelzener Försäkringar drar nytta av mindre besvär, mer flexibilitet och automatiserade uppdateringar.
Läs kundberättelsen
VR Payment
Med övergången till Atlassian Cloud skapar VR Payment en stabil grund för strukturerade processer, säker datalagring och effektivt samarbete.
Läs kundberättelsen